「データは保存してます」で終わっていませんか？
2024年1月から電子取引データの保存が完全義務化されて2年以上が経ちました。ところが現場では、「メールで受け取ったPDF請求書を専用フォルダに入れている」だけで対応できていると思っているクライアントが少なくありません。
「保存した」と「要件を満たして保存した」は全く別物です。2026年以降の税務調査では、要件に沿った保存がされているかをより厳格に確認する傾向が強まっています。
電子帳簿保存法の3つの区分を整理する
| 区分 | 内容 | 義務か任意か |
|---|---|---|
| ①電子帳簿等保存 | 会計ソフト等で作成した帳簿・書類を電子データで保存 | 任意 |
| ②スキャナ保存 | 紙で受け取った書類をスキャンして保存 | 任意 |
| ③電子取引データ保存 | メール・Web等の電子取引で受け取ったデータの保存 | 義務（2024年1月〜） |
要件の核心：「改ざん防止」と「検索機能」
要件①：真実性の確保（改ざん防止）
以下のいずれかの方法で対応します。
- タイムスタンプを付与（受け取り後おおむね2か月以内）
- 訂正・削除の記録が残るシステムを利用
- 訂正・削除を禁止した保存規程を整備し、社内で運用
「専用フォルダに保存するだけ」は、改ざんの防止措置がなければ要件を満たしません。最もシンプルな対応は「事務処理規程の整備」です。
要件②：可視性の確保（検索機能）
「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3項目で検索できる状態にしておく必要があります。ただし、前々年度の売上1,000万円以下の小規模事業者は検索機能要件が免除されます。
2026年の税務調査で見られる落とし穴
- ❌ Webダウンロードの領収書を印刷して保存している→ 電子データのまま保存し直す必要あり
- ❌ メール受領の請求書をPDF変換だけして放置→ 改ざん防止措置がなければ不十分
- ❌ 事務処理規程はあるが誰も知らない→ 規程は実際に運用されていることが必要
実務対応チェックリスト
- □ 電子取引で受け取った書類をデータのまま保存しているか
- □ 改ざん防止措置（タイムスタンプ or 事務処理規程）が整備されているか
- □ 取引年月日・金額・取引先で検索できる状態か
- □ 紙で受け取った書類の中に電子取引が混在していないか
- □ 担当者が規程・運用ルールを把握しているか
まとめ
「電子帳簿保存法の対応済み」と思っているクライアントほど、細かい運用に抜け漏れがあることが多いものです。今のうちに担当先への確認を進め、不備があれば早期に是正しておきましょう。
本記事は情報提供を目的としており、具体的な税務判断については必ず税理士等の専門家にご相談ください。また、税法は改正される場合があります。最新情報は国税庁等の公式サイトをご確認ください。
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